Protecția Datelor (GDPR)

Roluri GDPR

Clientul (persoana fizică sau juridică care solicită transcrierea) este operatorul de date cu caracter personal în sensul Regulamentului (UE) 2016/679 (GDPR).

Novacrin SRL acționează exclusiv ca împuternicit (processor), prelucrând datele cu caracter personal doar pe baza instrucțiunilor documentate ale clientului, în scopul limitat al realizării transcrierii solicitate.

Legalitatea înregistrării

Clientul își asumă integral responsabilitatea că:

• Deține autoritatea legală de a efectua sau deține înregistrarea audio/video.
• Înregistrarea a fost realizată în conformitate cu legislația aplicabilă (Codul de Procedură Penală, Codul Muncii, etc.).
• Persoanele vizate au fost informate sau există o bază legală pentru prelucrarea datelor lor.
• Transmiterea către Novacrin SRL pentru transcriere este autorizată în cadrul legal aplicabil.

Novacrin SRL nu verifică și nu poate verifica legalitatea înregistrării. Această responsabilitate revine exclusiv clientului.

Zero retenție

Aceasta este politica noastră fundamentală:

• Fișierele audio/video primite de la client sunt șterse de pe toate sistemele noastre imediat după livrarea transcrierii.
• Transcrierile (documentele text rezultate) sunt șterse de pe toate sistemele noastre imediat după livrarea către client.
• Nu păstrăm copii, backup-uri sau arhive ale fișierelor sau transcrierilor.
• Nu folosim conținutul înregistrărilor sau transcrierilor pentru antrenarea de modele AI, analiză internă sau orice alt scop decât cel solicitat de client.

Protecția minorilor

Înregistrările care conțin voci de minori (persoane sub 18 ani) sunt tratate cu atenție sporită:

• Clientul este obligat să declare prezența minorilor în formularul de comandă.
• Clientul trebuie să demonstreze baza legală pentru prelucrarea datelor minorilor (consimțământul titularului răspunderii părintești sau alt temei legal).
• Novacrin SRL aplică măsuri suplimentare de confidențialitate pentru aceste transcrieri.

Măsuri tehnice și organizatorice

• Transfer securizat al fișierelor (canale criptate).
• Acces limitat — doar personalul direct implicat în procesarea comenzii are acces la fișiere.
• Angajamente de confidențialitate pentru toți operatorii umani implicați în verificare.
• Ștergere definitivă (nu doar „la coșul de gunoi") de pe toate dispozitivele și sistemele cloud.

Acordul de prelucrare a datelor (DPA)

La cererea clientului, Novacrin SRL poate încheia un Acord de Prelucrare a Datelor cu Caracter Personal (Data Processing Agreement) în conformitate cu art. 28 GDPR. Contactați-ne la traduceri@novacrin.ro pentru a solicita un DPA.

Drepturile persoanelor vizate

Dacă o persoană vizată (o persoană a cărei voce apare în înregistrare) solicită exercitarea drepturilor sale GDPR (acces, ștergere, rectificare), această solicitare trebuie adresată clientului (operatorul), nu Novacrin SRL. Novacrin SRL va coopera cu clientul pentru îndeplinirea acestor solicitări, în măsura în care mai deține date relevante.

Datorită politicii noastre de zero retenție, în majoritatea cazurilor Novacrin SRL nu va mai deține niciun fișier sau transcriere la momentul unei astfel de solicitări.